Umfang der Akten

  • Ich beobachte hier, dass es den Akten wie mir ergeht: Wir werden immer dicker.

    Als ich hier Anfing, war eine Akte zwischen 10 und 20 Blatt stark, heute geht nix mehr unter 30 Blatt. Und ja, ich bin auch um ein Drittel gewachsen.

    Das liegt daran, dass viel gefaxt wird, aber auch daran, dass die Schriftsätze immer umfangreicher werden.

    Ist das nur hier, bei mir so, oder ist es generell so, dass Umfang und Häufigkeit der gewechselten Schriftsätze zunehmen ?

  • Das hast Du schön umschrieben, sowohl das mit Deiner körperlichen Konstitution als auch das mit dem Aktenumfang :D

    Es wird - soweit ich das beurteilen kann - viel mehr geschwafelt und ja, die Faxerei macht es nicht einfacher. Faxeingang - Aktenvorlage. Eingang Originale - Aktenvorlage.

    Plöd.

    Ich mache keine Fehler ... ich erschaffe kleine Katastrophen.

  • Als hiesiger Archivpfleger kann ich feststellen, dass für sämtliche Abteilungen gilt: Die Akten werden mehr, und die Akten werden - z. T. um ein Vielfaches - dicker.

    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...

  • Ja früher, als es noch keine Computer und Textbausteine gab, bestand ein Grundstückskaufvertrag aus 4 bis 10 Blättern. Heute sind es 20 bis 100 Seiten. Vor dem UmwG bestand der Vertretungsnachweis für die Gläubigerin zu einer Löschungsbewilligung nach vier Ausgliederungen und Verschmelzungen auch nicht aus zwei Aktenordnern. Aber auf meinen Körperumfang hat sich das noch nicht ausgewirkt:D. Nur die Aktenböcke müssen heute etwas stärker gebaut sein.

  • Im Insolvenzverfahren hängt es davon ab, wie die Verwalter ihre Berichte verfassen. Es gibt Verwalter, bei denen reichen in Kleinverfahren zwei Seiten, bei anderen gibt es auch in Kleinverfahren schon mal zwanzig Seiten.

    Aber im Gegensatz zu den alten Verfahren (1999,2000) sind die Akten doch deutlich dünner geworden.


  • Ist das nur hier, bei mir so, [...]?



    Nein, es handelt sich m. E. um bundesweites Phänomen.

    Als die Leute sich noch überlegen mussten was, wie und warum sie schreiben (und mit schreiben meine ich auch schreiben, und nicht tippen), und folglich Fehler eine große Mehrarbeit nach sich zogen, hat man sich vor dem Schreiben Gedanken gemacht. Heute wird getippt, ausgedruckt und wenn überhaupt, sich erst danach Gedanken gemacht.

    Für die blinde Kopierwut gilt das Gleiche.

    Andere Ursache ist m. E., dass die Gesetze vermeindlich schwieriger zu verstehen sind, was eine Vielzahl von Belehrungen und Belehrungspflichten nach sich zieht, weshalb sich alle Welt dreifach absichern und alles ganz genau machen will, und so Urkunden, Schriftsätze usw. auf unerträgliche Ausmaße anschwellen.

    Immer wieder gern genommen: In einer uneiligen Sache, kommt der Antrag am Monat per Fax in dreifacher Ausfertigung und am Dienstag ist dann das Original in dreifacher Ausfertigung da...

    Diese Liste mit Gründen könnte man noch beliebig verlängern...

    "Der Staat ist vom kühlen, aber zuverlässigen Wächter zur Amme geworden. Dafür erdrückt er die Gesellschaft mit seiner zärtlichen Zuwendung."

  • Nur: Hier wächst es sich zum echten Problem aus. Wir haben vor 2 Jahren ein Regalsystem beschafft, in der Hoffnung, genug Lagerraum zu haben.

    Nun sind die Reserven Null, die Akten nehmen, trotz rückläufiger Eingangszahlen (die Krise hat meinen Schreibtisch noch nicht erreicht) immer mehr Platz ein.

    Abgesehen davon: Das ganze Papier muss auch bearbeitet, gelesen und verarbeitet werden. Dies hat m.E. zur Folge, dass pro Akte mehr Arbeitskraft aufgewendet werden muss, als früher.

    Was mich dann mal zu der Überlegung führte, ob die Belastungszahlen wohl noch so richtig sind, oder ob nur ich und meine Akten adipös sind.:gruebel:

  • Heftet Ihr denn immer die gesamten Faxe ein? Wir sind dazu übergegangen, die erste Seite des Faxschreibens einzuheften (wegen Eingangsstempel) und den Rest in der Aktentasche zu verwahren, bis das Verfahren abgeschlossen ist.
    Nach Kostenberechnung und Wgl.-Vfg. werden diese Seiten entsorgt. Das spart zumindest bei den weggelegten Akten Platz (und man hat vielleicht ein halbes Regal mehr zur Verfügung).

    Alle Zahlen, die nicht von mir stammen, sind gefälscht! :cool:

    Liest Du etwa das Original auch noch, wenn Du Dir das Fax schon zu Gemüte geführt hast?! :teufel: ;)

    Adipositas greift um sich! Gebt Acht!

    Ich mache keine Fehler ... ich erschaffe kleine Katastrophen.


  • Bei der Reihenfolge Fax - Original reicht es, wenn man die erste Seite vom Fax behält (Eingangsdaten) das Original verwendet und den Rest vom Fax entsorgt.

  • Wir heften hier alles ab, was m.E. auch die einzig zulässige Verfahrensweise ist.

    Die Originale gucke ich mir nur im Hinblick auf eventuele Anlagen an.

    Das das alles nicht sinnvoll ist und zudem auch noch kosten kann: Unstreitig.

    Aber es verursacht halt viel Arbeit und benötigt Platz.

  • Nur: Hier wächst es sich zum echten Problem aus. Wir haben vor 2 Jahren ein Regalsystem beschafft, in der Hoffnung, genug Lagerraum zu haben.


    Das ist auch hier ein Dauerbrenner.

    Wir haben vor ein paar Jahren die Zivilregistratur auf ein Zimmer beschränkt (fünf Jahrgänge) und zwei Zimmer mit je einem Jahrgang als Zwischenspeicher dazugenommen. Gleichzeitig haben wir auf jährliche Aktenausscheidung umgestellt.

    Im freigewordenen Zimmer ist Vormundschaft/Betreuung untergekommen. Dieses Zimmer ist mittlerweile ziemlich dicht.

    Platz woanders gibt es nicht bzw. es ist absehbar, dass er binnen fünf Jahren verbraucht sein wird. Das Einzige, was schrumpft, sind die Mahnsachen. Das aber sehr, sehr langsam, weil die Jahrgänge aus den 70er Jahren ja bei weitem nicht den Umfang späterer Jahrgänge haben.

    Jetzt rührt sich zur Abwechslung das Vollstreckungsgericht und weiß nicht mehr, wohin mit den Akten.

    Zur Zeit ist unter der federführung von Nordrhein-Westfalen ein Prozess im Gange, in dem die geltenden Aufbewahrungsfristen auf dem Prüfstand stehen. Ein wesentlicher Hintergrund sind die in weiten Teilen Deutschlands gegenwärtigen Platzprobleme.

    Allein unsere Neubestellungen an Regalen aller Art - also in den Zimmern wie in den Registraturen - in den letzten fünf Jahren dürften die Wirtschaft mit einem fast fünfstelligen Betrag belebt haben.

    Ich denke, ich werde nochmal sorgfältig Harry Potter durchlesen und dann etwa auftretende Verschwindens- oder Schrumpfzauber einstudieren... Oder die elektronische Aktenführung kommt doch mal. Vom Platz her wäre es hohe Zeit.

    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...

  • schaut mal in die alten Nachlaßakten. Früher wurden niemals Personenstandsurkunden für die Akte kopiert.
    Es wurde lediglich vermerkt, welche Urkunden vorgelegen haben. Das hat damals ausgereicht, warum nicht (mehr) heute ?




  • Also ich glaube, dass das ja nun gar nicht geht.

    Ich kann doch nicht bei Gericht eingegangene Schriftstücke einfach entsorgen. Außerdem kommt es ggf. auch auf den Umfang des Faxes an (vollständiger Schriftsatz, Unterschrift vorhanden?), zumindest bei fristwahrenden Faxen.


  • Also ich glaube, dass das ja nun gar nicht geht.

    Ich kann doch nicht bei Gericht eingegangene Schriftstücke einfach entsorgen. Außerdem kommt es ggf. auch auf den Umfang des Faxes an (vollständiger Schriftsatz, Unterschrift vorhanden?), zumindest bei fristwahrenden Faxen.


    Weshalb bei uns immer die Faxe bis zum Ende des Verfahrens aufgehoben werden. Ggfs. werden diese Unterlagen ja noch in der Rechtsmittelinstanz benötigt.

    Ich mache keine Fehler ... ich erschaffe kleine Katastrophen.

  • Als hiesiger Archivpfleger kann ich feststellen, dass für sämtliche Abteilungen gilt: Die Akten werden mehr, und die Akten werden - z. T. um ein Vielfaches - dicker.


    Hey erzähl doch mal, wie man vom Rechtspfleger zum Archivpfleger aufsteigen kann (?)
    Oder führst Du geschäftsplanmässig die Oberaufsicht übers Archiv ? Wie meinst denn das ?

  • Ich habe

    - Ende 2008 ordentlich Akten aussondern lassen,
    - trotzdem keinen Platz,
    - Faxe und Originale in der Akte,
    - fast keine Schreiben mehr ohne Faxe vorweg,
    - bis auf einige VU-Sache keine dünnen Akten mehr,
    - Muskelkater beim Bearbeiten der meterhohen F-Akten,
    - mehr Rechtsmittelverfahren, die die Akte weiter aufblähen,
    - tonnenweise Ordner mit Alt-Mahnsachen,
    - das gleiche Problem wie jojo... :oops: :D

  • Ja früher, als es noch keine Computer und Textbausteine gab, bestand ein Grundstückskaufvertrag aus 4 bis 10 Blättern. Heute sind es 20 bis 100 Seiten.



    Auf 4 bis 10 Seiten kriege ich mittlerweile nicht einmal mehr eine einfache Schenkung hin, geschweige denn einen Grundstückskaufvertrag. Diese Seitenanzahl brauche ich allein schon für die Belehrungen, die ein Vertrag enthalten soll. Und wehe, wenn sie nicht drin sind ...... Dann kommt hinzu, dass die Vertragsbeteiligten wirklich alles geregelt haben wollen (bis zum letzten Grashalm und mindestens über die nächsten 20 Jahre hinaus).

    Also vom papierlosen Büro bin ich zumindest meilenweit entfernt. Unsere beiden Keller sind zwischenzeitlich hoffnungslos überfüllt; es wird jetzt ein dritter Keller (außerhalb unsere Büros) angemietet.

    Ach ja, früher ..... war das schön :D

  • Könnte man die Belehrungen nicht im Kleingedruckten aufnehmen? (:teufel:)

    Die Erfindung des Kopierers hat dazu geführt, dass bei Dienstbarkeiten endlich der Ausübungsbereich angegeben werden kann, aber auch dazu, dass bei Kaufverträgen ständig (sinnfrei) Baubeschreibungen und andere Anlagen fürs Grundbuchamt mitausgefertigt werden, die hier niemanden interessieren. Offenbar ist es billiger, einfach jemanden ohne Denkleistung den ganzen Vertrag kopieren zu lassen, als eine Minute in kurzes Nachdenken zu fallen.

    Nicht fristwahrende Faxe landen bei mir im Papierkorb, sobald das Original da ist. Da ich aber weder Familien- noch Zivilgericht bin, hat das bei mir keine großen Auswirkungen.

    Früher, ja, seufz... da gab es auch noch keine Familienverfahren, die bereits vor Versand zum Gutachter den Umfang eines Umzugkartons haben... und viele Gutachten sind auch nicht eben platzsparend verfasst, gerade als ob das Unterschreiten bestimmter Standards in der Aufmachung des Gutachtens ein Ablehnungsgrund wäre.

    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...


  • Nicht fristwahrende Faxe landen bei mir im Papierkorb, sobald das Original da ist. Da ich aber weder Familien- noch Zivilgericht bin, hat das bei mir keine großen Auswirkungen.
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    Selbst bei fristwahrenden Faxen reicht es die erste Seite aufzuheben um den Eingang zu dokumentieren, wenn das Original dann unmittelbar folgt. Bisher hat sich jedenfalls noch keiner beschwert.

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