Sozialgericht - Kostenfestsetzer

  • Ich habe mal eine Frage an alle, die an Sozialgerichten arbeiten.
    Wie wird in den einzelnen Bundesländern / an den einzelnen Sozialgerichten der § 7 Abs. 2 der Aktenordnung verstanden/umgesetzt:
    Wieviele Nebenakten/Unterhefte führt ihr?

    1. Kommen die Kostenfestsetzungsanträge nach § 104 ZPO, § 126 ZPO und § 11 RVG in gesonderte Nebenakten/Unterhefte? - Sind "Kostenvorgänge" Kostenfestsetzungsverfahren? :gruebel:

    2. Wohin werden die PKH-Vergütungsfestsetzer geheftet? - In das PKH-Heft oder in das Kostenheft, wo auch andere Kostensachen der LJK drin sind oder in ein gesondertes Unterheft?


    Und noch eine andere Frage: Gibt es irgendwo eine Vorschrift, die besagt, dass sämtliche Heftklammern aus den Schriftsätzen / der Akte entfernt werden müssen vor dem archivieren?

  • Hallo!

    Bei uns werden Kostenfestsetzungsverfahren (gleich ob § 197 SGG oder § 11 RVG) in der Hauptakte geführt.

    PKH-Angelegenheiten kommen in ein "PKH-Heft", welches als Nebenakte im Aktendeckel geführt wird.

    Viele Grüße,
    Garfield

  • Wir führen die Kostenfestsetzungsunterlagen (Antrag bis Beschluss/EB) egal welcher Art im Kostenheft als Nebenheft der Hauptakte wie es § 7 Abs. 2 der Aktenordnung vorsieht. Ich selbst bin aber auch der Meinung, dass dieses Verfahren in der Hauptakte besser aufgehoben ist (wie auch in der OGB), da es sich um ein Folgeverfahren der Hauptsache handelt. Denn im Kostenheft am SG befinden sich allerhand Unterlagen bezüglich JVEG, privater Gutachtenabrechnung und ev. Gerichtskosten. Wenn dieses nicht ordnungsgemäß geführt wird, kann schnell die Übersicht verloren gehen. Aber diese Art ist hier nicht gewünscht. PKH-Vergütung und Schriftverkehr mit der Landesjustizkasse werden im PKH-Heft geführt (jeweils extra geheftet/Aktendulli oder dgl.).

  • Wir führen die Kostenfestsetzungsunterlagen (Antrag bis Beschluss/EB) egal welcher Art im Kostenheft als Nebenheft der Hauptakte wie es § 7 Abs. 2 der Aktenordnung vorsieht.

    Wir vertreten hier die Meinung, dass das Kostenfestsetzungsverfahren keine "Kostensache" im Sinne von § 7 Abs.2 AktO-SG darstellt. Ich war zunächst ehrlich überrascht, dass andernorts eine Unterakte dafür angelegt wird. Aber ich kann auch verstehen, dass man es mit der genannten Vorschrift (gut) begründen kann.

  • Eigentlich wollte ich im Forum ja nicht mehr.

    Aber die Ausgangsfrage reizt mich eben doch.

    In unserem Bundesland haben wir uns bereits vor vielen Jahren dazu entschieden bezüglich sämtlicher Kosten- und PKH-Vorgängen ein gesondertes Kosten/PKH-Heft anzulegen.

    Wichtig vor allem für die Urkundsbeamten ist jedoch, dass neben der Aktenordnung auch einheitliche Handhabungsregelungen vorgegeben werden.
    Gerade die Ausgangsfrage zeigt, dass man viele allgemein formulierte Regelungen auslegen kann.

    Im Vorfeld dieser Zusatzbestimmungen haben wir auch bezüglich der Ausgangsfrage diskutiert.
    Schnell waren wir uns jedoch einig, dass es Vorteile bringt, sämtliche Kostenvorgänge von dem Hauptsacheverfahren (und das Kostenfestsetzungsverfahren ist nun mal Annex und Nebenverfahren eines solchen) zu trennen.

    Das betrifft datenschutzrechtliche Belange (bei Akteneinsichtnahmen, der Versendung und der Beiziehung der Akte) und hat in einem laufenden Verfahren den Vorteil, dass Kostenvorgänge bearbeitet werden können, wenn zum Beispiel die Akte für Monate versendet ist.

    Wie das jedes Bundesland regelt ist letztlich völlig wurscht ….nur sollten alle dort Tätigen es einheitlich handhaben.

    Um das zu erreichen wurden unsere Urkundsbeamtinnen auch entsprechend fortgebildet.


    Zu der Frage der Aussonderung: nein ich kenne keine Regelungen, die das Entfernen der Klammern u.ä. regelt.
    Ich habe viele Jahre ausgesondert und habe das nie getan….aus welchen Grund auch?

    Aus Vernunftgründen habe ich lediglich Röntgenbilder oder sonstige Problemteile (zumeist aus Plastik) entfernt.

  • Wir vertreten hier die Meinung, dass das Kostenfestsetzungsverfahren keine "Kostensache" im Sinne von § 7 Abs.2 AktO-SG darstellt.


    Genauso hatte ich die Aktenordung bisher auch verstanden.

    Eigentlich wollte ich im Forum ja nicht mehr.

    Aber die Ausgangsfrage reizt mich eben doch.


    Danke. :)

    In unserem Bundesland haben wir uns bereits vor vielen Jahren dazu entschieden bezüglich sämtlicher Kosten- und PKH-Vorgängen ein gesondertes Kosten/PKH-Heft anzulegen.


    Welches Bundesland ist das bitte?

    Schnell waren wir uns jedoch einig, dass es Vorteile bringt, sämtliche Kostenvorgänge von dem Hauptsacheverfahren (und das Kostenfestsetzungsverfahren ist nun mal Annex und Nebenverfahren eines solchen) zu trennen.


    Und gerade da sehe ich eher Probleme:

    Das betrifft datenschutzrechtliche Belange (bei Akteneinsichtnahmen, der Versendung und der Beiziehung der Akte)...


    Kostenfestsetzungsverfahren sind m.E. bei Akteneinsicht nicht rauszunehmen. Sie sind Bestandteil des Verfahrens und mit zu versenden (außer PKH).

    ...und hat in einem laufenden Verfahren den Vorteil, dass Kostenvorgänge bearbeitet werden können, wenn zum Beispiel die Akte für Monate versendet ist.


    Ich kann keinen Kostenfestsetzungsantrag ohne Akte bearbeiten. Die brauche ich zwingend dazu. Wie soll ich denn sonst feststellen, welche Gebühren in welcher Höhe entstanden sind? Außerdem gibt es in laufenden Verfahren eher selten Kostenfestsetzungsanträge (außer PKH-Vorschuss und das geht schnell).

    Zu der Frage der Aussonderung: nein ich kenne keine Regelungen, die das Entfernen der Klammern u.ä. regelt.

    Ich habe viele Jahre ausgesondert und habe das nie getan….aus welchen Grund auch?


    :) Einige (u.a. aus der Geschäftsleitung) meinen, vor dem Archivieren müssten alle Heftklammern entfernt sein und wollen nun die Geschäftsstellen damit beschäftigen.... :mad:
    Dem Schredder ist aber m.E. sowas völlig egal.

    Was sich mir bei den Unterheften auch für ein Problem stellt:
    Lt. AO gibt es für "Kostensachen" nur ein Unterheft (bei uns viel :().
    Es gibt einen druckfrischen Kostenleitfaden, der dazu folgendes enthält:
    1.1.1 Ablage von Kostenfestsetzungsunterlagen gem. § 197 SGG
    Vorgänge gem. § 197 SGG (Antrag, Stellungnahme, Beschluss, Empfangsbekenntnisse) werden in chronologischer Reihenfolge fortlaufend nummeriert und als separater Dulli im Kostenheft geführt.

    1.1 Aktenführung
    ...
    Im Kostenheft werden folgende Unterlagen zu je einem separaten Dulli jeweils fortlaufend mit römischen Ziffern nummeriert gemäß § 7 der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa über die Aktenordnung für die Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit (VwVAktO-SGund ergänzende Anordnungen durch den Präsidenten des Sächsischen Landessozialgerichts zum 1. Januar 2012 sowie § 3 Abs. 3 S. 4 KostVfg) zusammengefasst:
    - alle Entschädigungs-/Vergütungsvorgänge (S/L100, BB, GA),
    - Gutachten gemäß § 109 SGG (s. Nr. 4.2.1),
    - Kostenfestsetzung außergerichtlicher Kosten (§§ 193, 197 SGG),
    - Gerichtskosten (§ 197a SGG),
    - Pauschgebührenerinnerungen (§ 189 Abs. 2 SGG).
    Bedeutet bei mir, wenn ich z.B. einen Antrag nach § 197 SGG habe und einen Antrag nach § 11 RVG, mache ich 2 Dullis. Und in jedem fange ich mit der I an zu nummerieren.
    Dann habe ich 2 Beschlüsse, die 30 Jahre aufzubewahren sind. Die Nummern sind auf dem Aktendeckel zu vermerken.
    Wer sieht da noch durch, wenn es die Nummern mehrfach gibt?

    ... Gehören Vorgänge im Kostenheft zusammen (z.B. Entschädigungsantrag, Kürzungsmitteilung, Antrag auf richterliche Festsetzung, richterliche Entscheidung), ist eine alphanumerische Ordnung zulässig (IIa, IIb, IIc etc.), nicht aber zwingend. Dies kann gerichtsintern geregelt werden.
    ...und hier verstehe ich nichts mehr.... :gruebel:

    Außerdem steht in der Aktenordung § 7 Abs. 2 und auch in der Kostenverfügung § 3 Abs. 3 drin, Dass das Kostenheft in der Akte vorzuheften ist. Es bleibt also nicht im Aktendeckel liegen. Das ist aber ziemlich unpraktisch, wenn es dann reichlich dick ist. :gruebel:


  • Bundesland:

    Das spielt doch keine Rolle.

    Wie schrieb ich: wie es geregelt ist ist wurscht; ich plädiere für eine landeseinheitliche Regelung:

    es sollte nur sichergestellt sein, dass die Aktenbearbeiter eines Landes jederzeit eine einheitliche Aktenbehandlung vorfinden.

    Ich kann keinen Kostenfestsetzungsantrag ohne Akte bearbeiten.

    Die Schlussbearbeitung selbstverständlich nicht (es sei denn bei elektronischen Akten); jedoch höre ich zuvor an und lasse die Parteien sich ausschreiben.
    In der Regel brauche ich dann die Akte erst bei der Beschlussfassung und bis zu diesem Zeitpunkt kann es bei Berufungen und Revision schwierig sein, ständig die Hauptakte zu bekommen.

    (außer PKH-Vorschuss und das geht schnell).

    Upps...gerade die machen doch Probs. ...ich bin kein Anhänger der "die-Mittelgebühr-ist-immer-angemessen-Theorie"
    Da wird bei mir nur die entstandene Gebühr festgesetzt.

    Dem Schredder ist aber m.E. sowas völlig egal

    Auch dem Recycling-Unternehmen...die holen das Metall mit Magneten raus und verticken das gewinnbringend.

    Vielleicht gibt es in Sachsen ja bezüglich der Entsorgung Probleme; sonst ist das eine nicht zu vertretende Strafarbeit für die Geschäftsstellen.

  • Nach unser Geschäftsanweisung für Rechtssachen beim Sozialgericht Berlin - GesAnwSG - ist es grundsätzlich so, dass Kostenfestsetzungsanträge und Vergütungsfestsetzungsanträge gem. § 11 RVG nebst des dazugehörigen Schriftverkehrs in die Akte gehören. Vergütungsfestsetzungsanträge in PKH-Sachen kommen in das PKH-Heft. Wird ausnahmsweise - z.B. wegen Versand der Akten - ein Kostenheft angelegt, kommen alle Festsetzungsanträge nebst Schriftverkehr in das Kostenheft. Die "normalen" Kostensachen (Pauschgebühren, Gerichtskosten, JVEG-Sachen) werden gem. § 3 Abs. 3 KostVfg. der Akte vorgeheftet, eine gesonderte Blattsammlung wird hier nicht angelegt.

  • Und noch eine andere Frage: Gibt es irgendwo eine Vorschrift, die besagt, dass sämtliche Heftklammern aus den Schriftsätzen / der Akte entfernt werden müssen vor dem archivieren?


    Hierzu kann ich vielleicht ein wenig beisteuern:

    Die Akten müssen eine gewisse Zeit beim Gericht aufbewahrt werden. Wie lange, richtet sich nach den Aufbewahrungsbestimmungen.

    Sobald diese Zeit verstrichen ist, werden sie ausgesondert. Die Aussonderung erfolgt entweder durch Vernichtung (meist durch Schreddern) oder durch Abgabe an das zuständige Staatsarchiv.

    Beim Schreddern sind die Heftklammern aus Rechtsgründen völlig egal. Wenn man sie selbst schreddert, ist die Frage, ob die Maschine mitmacht. Wir schreddern nicht selbst, sondern lassen das durch ein Entsorgungsunternehmen machen, da wird nichts entklammert.

    Wenn die Akten an das Staatsarchiv abgegeben werden, gibt es m. W. in der Tat die Vorschrift, dass alle Metallteile (Büroklammern, Heftklammern) vorher entfernt werden müssen. Das liegt daran, dass das Papier ohne diese Teile an den betreffenden Stellen einfach haltbarer ist. Weil das aber organisatorisch völlig illusorisch ist, sagt bei uns auch das Staatsarchiv, dass es nicht gemacht wird. Es ist schlicht nicht leistbar.

    Ich* würde hierzu mal das zuständige Staatsarchiv anrufen und die fragen
    a) ob sie überhaupt Akten von Euch haben wollen
    b) was für Akten sie von Euch haben wollen
    c) wie die dann aufbereitet sein sollen

    * Normalerweise hat eine Behörde so etwas wie einen Archivpfleger. Das ist der Typ, der sich (mit zweifelhaftem Ausgang) den Kopf zerbricht, wie man zaubern kann, um mehr Akten neu unterzubringen, als durch Aussonderung verschwinden, und der den Kontakt zum Staatsarchiv halten und die gesamte Aussonderung leiten sollte. Den würde ich mal ausfindig machen ... in unserem Gericht bin das ich, deswegen würde hier ich dort anrufen (so wie letzte Woche, um zu klären, was für Familienakten die haben wollen und wie wir das organisatorisch und logistisch machen).

    Nachsatz: Ich würde mich auch schlau machen, ob es bei Euch in den Registraturen Platzprobleme gibt, falls ja, wieweit das Staatsarchiv bei einer zu übernehmenden Akte an Kosten- und PKH-Heften interessiert ist und welche Aufbewahrungsfristen für die gelten.
    Hintergrund: Wir haben hier z. B. im Familiengericht massive Platzprobleme. Bei einem meiner zahllosen Anrufe hat sich herausgestellt, dass die Kosten- und PKH-Hefte das Archiv überhaupt nicht interessieren. Die interessiert nur der PKH-Beschluss. Kosten und PKH haben hier in Familiensachen eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren ab Weglegen der Akte, die Akte im übrigen 30 Jahre, bestimmte Titel/Beschlüsse 80 Jahre. Die Einzelheiten besprechen wir in 1 1/2 Wochen mit der Familienabteilung, aber es bietet sich z. B. an, die PKH-Beschlüsse künftig direkt in die Akte zu tun (oder bei der Aussonderung dann in die Akte zu legen), ansonsten die Kosten- und PKH-Hefte nach sieben Jahren* für den Jahrgang pauschal auszuschreiben und dann zu entsorgen und dann nach 30 Jahren nach Abgabe der gewünschten Akten an das Staatarchiv den rest des Jahrgang teilauszusondern. Allein das Herausnehmen von Kosten und PKH in Familiensachen lässt die Akten auf die Länge der Regale spürbar schrumpfen.

    *sieben Jahre wegen des Überhangs am Jahresende: Die Frist beträgt fünf Jahre ab Weglegen der Akte ab 31.12. des Jahres, in dem die Akte weggelegt wurde. Eine im Dezember begonnene Akte wird aber meist nicht mehr im Dezember erledigt, so dass hier ein Jahr Verzögerung eintritt. Weil es dann noch manche überlange Verfahren sowie Rechtsmittelinstanzen gibt, haben wir zwei Jahre Puffer eingebaut, damit wir dann nach sieben Jahren zirka 98% eines Jahrgangs in einem Schwung fertig machen können, denn sonst muss man den Jahrgang öfter in die Hand nehmen, und dazu fehlt uns die Zeit.

    Juppheidi, juppheida, Erbsen sind zum Zählen da ...

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